Inhalt:
- Deine Vorlage eines Rapportzettels
- Welche Inhalte muss mein Rapportzettel enthalten und wie ausfüllen?
- Dein kostenloser Download eines Rapportzettels
Wenn ich Leistungen im Handwerk erbringe, die über Tage, Wochen oder sogar Monate dauern, dann führe ich eine Art Tagebuch in dem die Arbeitsstunden und die jeweiligen Tätigkeiten aufgeführt sind. Ebenfalls wird notiert, ob ich für den Tag Spesen (zum Beispiel für ein Mittagessen) zu Gute habe.
Ein solcher Rapportzettel ist nicht nur für mich wichtig um den Überblick zu behalten. Auch mein Kunde hat ein Recht, darin Einsicht nehmen zu dürfen. Spätestens dann, wenn er oder sie die Rechnung von mir erhalten hat.
Der Rapport dient also zur systematischen Erfassung der Fakten was die Tätigkeit, die dafür verwendete Zeit und eventuelle Ausgaben betrifft.
Deine Vorlage eines Rapportzettels
Deine Vorlage eines Rapportzettels muss keine grafische Höchstleistung sein. Viel wichtiger ist, das er klar strukturiert und übersichtlich die Tatsachen enthält. Er ist deine Dokumentation, damit auch zu einem späteren Zeitpunkt deine Leistung nachvollziehbar ist. Ob du das händisch analog oder digital machst, spielt dabei keine Rolle.
Der Rapportzettel hat aber noch eine weitere, positive Funktion: Vielleicht hast du zu einem späteren Zeitpunkt die Anfrage für ein ähnliches Projekt und sollst jetzt eine Offerte oder Angebot schreiben. Dann hilft dir der Rapport aus diesem früheren Projekt, weil du mit diesem viel besser die Zeit für deine neue Anfrage abschätzen und somit ein viel genaueres Angebot schreiben kannst.
Welche Inhalte muss mein Rapportzettel enthalten und wie ausfüllen?
Das folgende ist ein Auszug aus meinem Buch „Selbständigkeit für Kreative – Der etwas andere Leitfaden„. Im Buch bekommt du noch viele weiter nützliche Tipps und Tricks.
Aber zurück zum Rapportzettel:
Dieses Muster für einen Rapportzettel kannst du dir kostenlos als leere Vorlage herunterladen. Der Link dazu findest du unten am Ende des Artikels.
Auf dem Rapport wird der Kunde und der Name des Projektes notiert. Ebenfalls schreibst du auf, für welchen Monat und Jahr der Zettel gilt. Manchmal benötigst du mehrere Zettel für einen Monat. Gut ist auch, wenn du ein Logo hast das du einfügen kannst.
Hier die Erklärung der einzelnen Spalten, von links nach rechts:
- Datum der einzelnen Arbeitstage
- Beschreibung der Tätigkeit. Wenn sich die einzelnen Arbeiten sehr unterscheiden, lohnt es sich eine zweite Zeile zu nutzen
- Arbeitszeit am Vormittag, vom Start am Morgen bis zur Mittagspause. Hast du viele sehr unterschiedliche Tätigkeiten, kannst du pro Tätigkeit eine Zeile nutzen
- Die Znüni Pause ist bei mir ein Muss, damit ich meinen Kaffee trinken kann. :-) Die Dauer der Pause wird notiert und von der Arbeitszeit am Vormittag abgezogen
- Arbeitszeit für den Nachmittag. Auch hier kannst du wenn nötig wieder mehrere Zeilen nutzen.
- Total Arbeitsstunden für den ganzen Tag (die Pause am Vormittag ist bereits abgezogen), oder der einzelnen Tätigkeit
- Der Stundenansatz den du für deine Leistung verrechnest. Dieser ist meist zuvor mit dem Kunden abgesprochen. Bei mir gibt es unterschiedlich hohe Stundeansätze, je nach Art der Tätigkeit.
- Bei Total Brutto hast du dann auf einen Blick, wieviel du an einem Tag verdient hast, auch wenn du mehrere Zeilen nutzen musstest. Brutto bedeutet, das von diesem Stundenansatz die Leistungen für AHV, IV etc. noch abgezogen werden müssen.
- Spesen: Dies sind Ausgaben, die du unter Abgabe von Quittungen und Abrechnungen zurückerstattet bekommst. Darunter fallen Reisekosten per Bahn (Ticketkosten) oder Auto (Km-Geld, Benzin), Verpflegung und Hotelübernachtungen. Ich empfehle dir auch hier, dies vorgängig mit dem Kunden zu besprechen. Meist ist zum Beispiel der Betrag für ein Essen in einer Pauschale festgesetzt, egal wieviel du effektiv dafür ausgegeben hast. Die Abgabe der Quittung ist dennoch zwingend. In meinen Rapporten schreibe ich die Spesen für den Gesamtüberblick. Die Quittungen sammle ich separat.
Dein kostenloser Download eines Rapportzettels
Ich hoffe das ich dir im Schnellgang das Erstellen und Ausfüllen eines Rapportzettels näher bringen konnte.
Meine leere Vorlage kannst du hier herunterladen, für dich ausdrucken und nutzen. Du kannst das PDF auch in ein Excel konvertieren (zum Beispiel mit Adobe.com), dein Logo einfügen und digital nutzen:
Dieses Muster ist vor allem für Freischaffende oder selbständige Erwerbende geeignet. Bist du in einer Festanstellung, wirst du in dem von deinem Arbeitgeber vorgegebenem Rapportsystem deine Arbeitszeit festhalten müssen.
Wenn du auch Wissen möchtest, wie du ein Angebot richtig formulierst und die Rechnung korrekt ausstellst, dann empfehle ich dir mein Buch „Selbständigkeit für Kreative – Der etwas andere Leitfaden“, dort findest du alles erklärt!
Und wenn du im kreativen Handwerk Projekte nicht nur ausführst, sondern auch führst, dann ist „Vom Entwurf zur Realität – Projekte im kreativen Handwerk erfolgreich umsetzen“ genau das Richtige für Dich!
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